എന്താണ് ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങും അക്കൗണ്ടിങ്ങും ?
സാമ്പത്തികടപാടുകള് ക്രമനിബദ്ധമായി രേഖപ്പെടുത്തുകയും തരംതിരിവിലൂടെ അവയുടെ രത്നചുരുക്കം വേര്തിരിച്ചെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്. ആഗോളവ്യാപകമായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള തത്ത്വങ്ങളും നടപടിക്രമങ്ങളും ആണ് അക്കൗണ്ടിംഗില് ഉപയോഗിക്കുന്നത്.
ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവില് ഏതൊരുസ്ഥാപനത്തിനും വ്യാപാരസ്ഥാപനമെന്നോ വ്യാപാരേതര സ്ഥാപനമെന്നോ വ്യത്യാസം കൂടാതെ, നിരവധി സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളില് ഏര്പ്പെടേണ്ടിവരും. ചരക്കുവാങ്ങുക, വില്ക്കുക, ശമ്പളം നല്കുക, കൂലി കൊടുക്കുക, വിവിധ ഇനം ചെലവ് വഹിക്കുക, വരവ് ഉണ്ടാകുക എന്നിങ്ങനെ ആയിരക്കണക്കിന് ഇടപാടുകളുണ്ടാകും. ഒപ്പം ഭൂമി, കെട്ടിടം, ഉപകരണങ്ങള്, ഫര്ണിച്ചര് തുടങ്ങിയവയുടെ ക്രയവിക്രയവും ഉണ്ടാകാം. ഓരോ ഇടപാടിലും സൂക്ഷ്മത പാലിക്കുകയും കൃത്യമായ വിവരങ്ങള് സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോഴാണ് സ്ഥാപനം അഭിവൃദ്ധിയിലേക്ക് നീങ്ങുക. അസാധാരണമായ ബുദ്ധിശക്തിയും ഓര്മശക്തിയും ഉള്ള ഒരാളിനുപോലും എല്ലാ ഇടപാടുകളും ക്രമമനുസരിച്ച് ഓര്ത്തുവയ്ക്കാനാവില്ല. അതിനാല് സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളെക്കുറിച്ച് വ്യക്തതയും കൃത്യതയുമുള്ള രേഖകള് എഴുതി സൂക്ഷിക്കേണ്ടിവരുന്നത് സ്ഥാപനത്തിന് ഒഴിച്ചുകൂടാനാവാത്ത കാര്യമായി മാറുന്നു. ഈ പശ്ചാത്തലമാണ് അക്കൗണ്ടിംഗിന് വ്യാപകമായ അംഗീകാരവും പ്രചാരവും നേടിക്കൊടുത്തത്. ഒപ്പം, അക്കൗണ്ടിംഗിലൂടെ ചില സവിശേഷ നേട്ടങ്ങളുണ്ടാകുമെന്നതും ശ്രദ്ധേയമാണ്.
ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവില് ഏതൊരുസ്ഥാപനത്തിനും വ്യാപാരസ്ഥാപനമെന്നോ വ്യാപാരേതര സ്ഥാപനമെന്നോ വ്യത്യാസം കൂടാതെ, നിരവധി സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളില് ഏര്പ്പെടേണ്ടിവരും. ചരക്കുവാങ്ങുക, വില്ക്കുക, ശമ്പളം നല്കുക, കൂലി കൊടുക്കുക, വിവിധ ഇനം ചെലവ് വഹിക്കുക, വരവ് ഉണ്ടാകുക എന്നിങ്ങനെ ആയിരക്കണക്കിന് ഇടപാടുകളുണ്ടാകും. ഒപ്പം ഭൂമി, കെട്ടിടം, ഉപകരണങ്ങള്, ഫര്ണിച്ചര് തുടങ്ങിയവയുടെ ക്രയവിക്രയവും ഉണ്ടാകാം. ഓരോ ഇടപാടിലും സൂക്ഷ്മത പാലിക്കുകയും കൃത്യമായ വിവരങ്ങള് സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോഴാണ് സ്ഥാപനം അഭിവൃദ്ധിയിലേക്ക് നീങ്ങുക. അസാധാരണമായ ബുദ്ധിശക്തിയും ഓര്മശക്തിയും ഉള്ള ഒരാളിനുപോലും എല്ലാ ഇടപാടുകളും ക്രമമനുസരിച്ച് ഓര്ത്തുവയ്ക്കാനാവില്ല. അതിനാല് സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളെക്കുറിച്ച് വ്യക്തതയും കൃത്യതയുമുള്ള രേഖകള് എഴുതി സൂക്ഷിക്കേണ്ടിവരുന്നത് സ്ഥാപനത്തിന് ഒഴിച്ചുകൂടാനാവാത്ത കാര്യമായി മാറുന്നു. ഈ പശ്ചാത്തലമാണ് അക്കൗണ്ടിംഗിന് വ്യാപകമായ അംഗീകാരവും പ്രചാരവും നേടിക്കൊടുത്തത്. ഒപ്പം, അക്കൗണ്ടിംഗിലൂടെ ചില സവിശേഷ നേട്ടങ്ങളുണ്ടാകുമെന്നതും ശ്രദ്ധേയമാണ്.
വിവിധതരം അക്കൗണ്ടിങ്ങുകള്. ഫിനാന്ഷ്യല് അക്കൗണ്ടിങ്, കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്, മാനേജ്മെന്റ് അക്കൗണ്ടിങ് എന്നിങ്ങനെ മൂന്നുതരം അക്കൗണ്ടിങ്ങുകള് പ്രയോഗത്തിലുണ്ട്.
ഫിനാന്ഷ്യല് അക്കൗണ്ടിങ്. ഇടപാടുകളെ കാലക്രമമനുസരിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തുക, ഓരോ അക്കൌണ്ടിലേയും ഒരു പ്രത്യേക കാലയളവിലുള്ള ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും കുറിപ്പുകള് ക്രമീകരിച്ച് നീക്കി ബാക്കി കണ്ടെത്തുക, ഈ നീക്കി ബാക്കികള് ഉപയോഗിച്ച് പട്ടിക തയാറാക്കുക, അതിന്റെ സഹായത്തോടെ ലാഭ/നഷ്ടം അല്ലെങ്കില് മിച്ചം/കമ്മി തിട്ടപ്പെടുത്തുവാനും സാമ്പത്തികനില കണ്ടറിയുവാനുമുള്ള സമാപനക്കണക്കുകള് തയ്യാറാക്കുക, അവയുടെ അപഗ്രഥനത്തിനാവശ്യമായ രേഖകള് തയ്യാറാക്കുക തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങളാണ് ഫിനാന്ഷ്യല് അക്കൗണ്ടിംഗില് വരുന്നത്.
കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്. ചെലവ് മുന്കൂര് നിര്ണയിക്കുന്നതിനും അതനുസരിച്ചുള്ള പ്രവര്ത്തനം ക്രമീകരിക്കുന്നതിനും ഉളള നടപടിക്രമങ്ങളും തന്ത്രങ്ങളും അടങ്ങിയതാണ് കോസ്ററ് അക്കൌണ്ടിങ്. ചരക്കുകളുടെ ഉത്പാദനത്തിലും, സേവനങ്ങളുടെ ആദാനപ്രദാനത്തിലും ഇപ്രകാരം മുന്കൂര് ചെലവ് നിര്ണയിച്ച് സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവര്ത്തനം ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നതിനും ക്രമാനുഗതമായി ഇത് നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുമുള്ള തത്ത്വങ്ങളും വ്യവസ്ഥകളും രീതികളും തന്ത്രങ്ങളും കോസ്റ്റ് അക്കൌണ്ടിങ് ലഭ്യമാക്കുന്നു. കോസ്റ്റിങ്ങും കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്ങും പര്യായ പദങ്ങളായി സാധാരണ ഉപയോഗിക്കാറുണ്ട്. എന്നാല് ഇവ തമ്മില് നേരിയ വ്യത്യാസമുണ്ട്.
ചെലവ് നിര്ണയം നടത്തിയിട്ടുള്ള പട്ടിക തയ്യാറാക്കലാണ് കോസ്റ്റിങ്. ഇപ്രകാരമുള്ള നടപടിക്ക് തുടര്ച്ചയായി അക്കൌണ്ടിങ് നിയമമനുസരിച്ചുള്ള രേഖകളും പുസ്തകങ്ങളും ഡബിള് എന്ട്രി തത്ത്വങ്ങള് അനുസരിച്ച് എഴുതി തയാറാക്കുകയും യഥാവിധി ഇവ ഉപയോഗപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്. സ്വഭാവികമായും കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്ങിന് സാര്വലൌകികമായ അംഗീകാരമുളള തത്ത്വങ്ങളും കീഴ്വഴക്കങ്ങളും, രീതികളും ആസൂത്രണത്തിലും നടപ്പിലാക്കലിലും നിയന്ത്രണങ്ങളുണ്ട്.
സ്ഥാപനത്തിലെ ആന്തരികമായ മാനേജ്മെന്റ് പ്രവര്ത്തനങ്ങള്ക്കാണ് കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്ങിന്റെ ഉപയോഗമുള്ളത്. നയരൂപീകരണത്തിലും വിലതിട്ടപ്പെടുത്തുന്നതിലും കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്ങിന് സവിശേഷപ്രാധാന്യമുണ്ട്. എങ്കിലും,നിയമപരമായികോസ്റ്റ്അക്കൗണ്ടിങ്ഉപയോഗപ്പെടുത്തിക്കൊള്ളണമെന്ന വ്യവസ്ഥയില്ല.
മാനേജ്മെന്റ് അക്കൗണ്ടിങ്. ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ നയരൂപീകരണത്തിനും ദൈനംദിന പ്രവര്ത്തനത്തിനും ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള് മാനേജ്മെന്റിന് ലഭ്യമാക്കുന്ന സേവനമാണ് മാനേജ്മെന്റ് അക്കൗണ്ടിങ് നിര്വഹിക്കുന്നത്. തീരുമാനം എടുക്കുന്നതിനും ആസൂത്രണത്തിനും നിയന്ത്രണത്തിനും പ്രവര്ത്തനം വിലയിരുത്തുന്നതിനുമൊക്കെ കൃത്യവും സൂക്ഷ്മവുമായ വിവരങ്ങള് അനിവാര്യമാണ്. നാലു പ്രധാന പ്രവര്ത്തന മേഖലകളില് മാനേജ്മെന്റ് അക്കൗണ്ടിങ്ങിന് കാര്യക്ഷമതയോടെ നിലകൊള്ളാനാവും. വ്യയനിര്ണയം, വ്യയനിയന്ത്രണം, പ്രവര്ത്തനം വിലയിരുത്തല്, ആസൂത്രണത്തിനും തീരുമാനം എടുക്കുന്നതിനും സാംഗത്യമായ വിവരങ്ങള് ലഭ്യമാക്കല് എന്നിവയാണ് ഈ മേഖലകള്. സാമ്പത്തികവും സാമ്പത്തികേതരവുമായ വിവരങ്ങള് കോര്ത്തിണക്കുന്നുവെന്നത് മാനേജ്മെന്റ് അക്കൌണ്ടിംഗിന്റെ സവിശേഷതയാണ്.
